퇴직증명서 양식.HWP 다운로드 꼭 발급해줘야하나요?

 

직장을 그만두고 새로운 이직처에 입사하거나 실업급여 신청, 각종 행정처리를 하려다 보면 의외로 자주 요청받는 서류가 하나 있죠. 바로 퇴직증명서입니다. 그런데 막상 회사에 요청하면 '양식이 없다', '정해진 형식이 없다'는 답변을 받기도 하는데요.

오늘은 퇴직증명서가 왜 중요한지, 관련 법령은 무엇인지, 어떤 형식으로 작성하면 되는지까지 모두 정리해드립니다. 중간에는 직접 다운로드해서 사용할 수 있는 기본 양식도 첨부해드릴게요.

 

퇴직증명서란?

퇴직증명서는 말 그대로 근로자가 해당 회사에 근무했음을 증명하는 공식 문서입니다. 재직증명서와는 다르게, 이미 퇴직한 이후의 경력을 증명하는 용도로 사용됩니다.

• 이직 시 전 직장 경력 증빙 자료로 제출
• 실업급여 신청 등 고용센터 제출 서류
• 주택청약, 학자금, 병역, 건강보험 관련 행정기관 제출 시 사용

퇴사 후에도 이런 목적으로 퇴직증명서를 요청받을 일이 생각보다 많습니다.

 

퇴직증명서 발급, 회사는 의무일까?

네, 법적으로 발급해줘야 합니다. 관련 법규는 다음과 같습니다.

 

📌 근로기준법 제39조(사용증명서)

① 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.

② 위 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다.

즉, 퇴직한 직원이 ‘언제부터 언제까지 일했는지’ 또는 ‘어떤 일을 했는지’ 등을 확인해달라고 하면, 회사는 거부할 수 없습니다. 그리고 직원이 요청한 항목만 작성해야 하며, 나머지는 임의로 기재하지 않아야 합니다.

 

퇴직증명서에 포함되어야 할 항목

• 회사명 및 사업자등록번호
• 작성일자
• 퇴직자 성명 및 생년월일
• 입사일자 / 퇴사일자
• 담당 직무(직책)
• 고용형태 (정규직, 계약직 등)
• 요청 항목만 기재 (임금 등은 요청 시에만)
• 대표자 성명 및 회사 직인

퇴직자의 요청 항목 외에는 법적으로 기재할 수 없습니다. 따라서 요청 시 어떤 정보가 필요한지 정확히 지정하는 것이 중요합니다.

 

📎 퇴직증명서 양식 다운로드

 

퇴직증명서.hwp

0.01MB

 

퇴직증명서 발급 시 주의할 점

• 요청하지 않은 항목을 임의로 적지 않기 (법 위반 소지 있음)
• 입사일/퇴사일은 정확한 근로계약 기준일로 작성
• 대표자 인감 또는 직인을 포함해 공식 문서로서 효력을 갖게 하기

또한, 퇴직 이후에도 발급을 요청할 수 있기 때문에, 퇴사일 기준으로 일정 기간 동안 정보 관리 체계를 유지하는 것이 좋습니다.

마무리

퇴직증명서는 퇴사 이후에도 내 경력을 증명하고, 행정적 절차에 중요한 역할을 하는 서류입니다.
법적으로 회사가 발급을 거부할 수 없으며, 요청 항목만 정확히 기재해주는 것이 원칙입니다.

이번 글에서 소개한 양식을 활용하면 복잡한 서식 고민 없이 바로 작성하실 수 있습니다.
필요하신 분들은 자유롭게 다운로드해서 사용해보세요!

 

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